Eventos Internos

Os eventos internos são usados para motivar e engajar sua empresa com seus funcionários, além de proporcionar a oportunidade de encontro dos colaboradores e a troca de informações e de novos aprendizados.

Quando falávamos de evento antigamente, o primeiro pensamento que vinha na mente era uma comemoração qualquer. Com o passar do tempo os eventos começaram ser mais elaborados, normalmente com seus objetivos atingíveis pré-estabelecidos, com base no tipo de acontecimento que será oferecido ao seu público.

Em sua maioria os eventos internos são feitos com o intuito de promover treinamentos, convenções, congressos, definição de estratégias e divulgação de metas, de resultados e, claro, as comemorações.

Alguns pontos que devemos seguir para realizar um evento com excelência são:

– Planejamento

É a principal ação que deve ser pensada durante a organização de um evento. O planejamento deve começar desde o pré-evento, passando por todas as atividades que serão realizadas no dia. Um ponto chave do planejamento é a pesquisa, pois com ela você consegue, de um modo assertivo, agradar aos colaboradores.

– Escolha do tema

Existem inúmeros temas que podem ser abordados em um evento interno. O tema deve refletir os interesses da empresa e dos funcionários. Uma boa sugestão são temas que motivem os participantes a promoverem uma mudança de postura no aspecto profissional e/ou no pessoal também.

– Comunicação e divulgação

A comunicação e a divulgação são pontos importantes para despertar a curiosidade e a vontade de participar entre os funcionários. Uma comunicação bem elaborada, com alguns recursos eficientes, pode promover a interação com o público alvo. Algumas são ferramentas podem ser a criação de um blog, um hotsite, um evento em alguma rede social…

– Programação anual

Uma programação anual dos eventos, ajuda no desenvolvimento dos próximos eventos. Com um calendário já estabelecido, a escolha dos temas, a preparação do evento, a divulgação, a obtenção de apoio financeiro… tudo fica mais simples. Isso demonstra organização.

 

 

– Por José Fuzioka

As ferramentas em geral e suas importâncias

Imagem Blog Comunicação Interna Papo Aberto

Grande parte das empresas atualmente cometem o erro de não dar a devida importância à comunicação interna. Um bom trabalho pode evitar rumores, estimular engajamento, desenvolvimento e evolução dos funcionários. Colaboradores mais bem informados, sentem-se mais envolvidos com a empresa, consequentemente há aumento significativo da sua produtividade. As empresas devem fazer da comunicação interna uma das suas prioridades para alcançar tais resultados.

Independentemente das políticas de comunicação interna de cada empresa, os benefícios alcançados acabam sempre por compensar. Uma comunicação interna eficaz tem resultados positivos nas vendas, na procura de mais clientes e até na administração do negócio.

Algumas ferramentas que podem ser implementadas nas empresas para a eficácia da comunicação interna são:

Newsletter

Distribuir uma newsletter pelos colaboradores é uma excelente forma de os manter bem informados. Pode incluir testemunhos e satisfação dos clientes em relação aos seus produtos, histórias de sucesso dos empregados e objetivos alcançados, notícias sobre a empresa, assim como ocorrência de futuros eventos e estratégias planeadas. Tente sempre incutir a colaboração dos seus empregados, para evitar que estes sintam que a newsletter apenas é direcionada para gestores, podendo ser vista como mais uma forma de publicidade. Evitando criar uma barreira entre gestores e colaboradores.

Intranet

Crie uma página na intranet regularmente atualizada com informaçãoes importantes da empresa. É uma opção que deverá ser usada em empresas de maiores dimensões ou cujos colaboradores estão mais dispersos geograficamente. É um meio eficaz de avisar funcionários e gestores da alteração de estratégias ou políticas da empresa. Não substitui, no entanto, a importância das newsletter ou emails, meios bem mais econômicos e igualmente rápidos de difundir as informações.

Reuniões

A comunicação face-a-face ainda é a forma mais eficaz de chegar aos seus colaboradores. Faça pequenas reuniões periodicamente, buscar saber as preocupações e expectativas dos empregados da empresa é de extrema importância.

Caixas de sugestões

Uma caixa de sugestões permite aos seus empregados demonstrar as suas preocupações de forma anônima. Mesmo em empresas mais pequenas esta eficaz ferramenta permite aos colaboradores envolverem-se mais nas questões que os incomodam, mantendo total confidencialidade, o que pode ser ideal para ambientes de trabalho mais conturbados.

Posters

Podem ser usados quando empresa pretenda reforçar uma nova estratégia ou política. Devem ser colocados em locais de maior fluxo como as zonas de refeição, convívio ou salas de reuniões. O poster deverá, no entanto, conter um contato, para que se possa obter mais informação, e ser sempre acompanhado de divulgação adicional por outro meio, como uma newsletter ou email.

Guias para novos funcionários

Este tipo de documentos são fundamentais no acolhimento de um novo funcionário, assim como uma boa ferramenta para o funcionário se sentir incluido e promover maior espírito de envolvimento nas políticas empresariais.

Em tempos de mudança ou de crise, a uma comunicação interna eficaz é a chave para a continuidade e desenvolvimento de uma empresa e essas são apenas algumas das ferramentas gerais que são importantes neste processo.

 Por Gabriela Mota

Manutenção do Plano de comunicação interna

 

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A comunicação interna sempre existirá, mesmo que não seja uma política claramente definida pela organização, ela está lá. Nos intervalos, conversas, pausas para café, indiretamente está presente. Porém, se a política de comunicação interna está explícita, torna-se eficaz pois é uma maneira de evitar rumores, engajar seus funcionários nas questões da empresa e gerar o tão desejado clima de confiança.

Os objetivos do plano de comunicação devem ser definidos pelo responsável por esta área  específica. Ele deve identificar os suportes necessários para tornar o plano eficaz, para que a comunicação seja uma ferramenta do dia-a-dia a fim de manter o plano.

A definição dos meios depende da dimensão da empresa e do orçamento que foi disponibilizado para a execução do plano de comunicação. Podem ser utilizados meios orais, escritos, audiovisuais, novas tecnologias.

Ou seja, manter atualizadas as ferramentas da comunicação interna, como intranet, reuniões, newsletter, entre outros. É necessário manter um fluxo na comunicação organizacional, conhecer o público e saber como chegar a cada um é o ponto de saída e a garantia de sucesso de um plano de comunicação interna.

– Por Caroline Domingues

Estratégias para engajar o público interno de uma organização

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“O engajamento profissional é uma combinação de comprometimento funcional e emocional.” – Mark Schumann, presidente da International Association of Business Communicators (IABC)
O desafio de engajar profissionais às organizações por onde atuam ainda continua atual. Empresas do mundo todo buscam envolver seus funcionários nos objetivos do negócio, nas metas corporativas e na cultura organizacional. Não por acaso, elas estão de olho na melhoria de seus resultados, o sucesso financeiro de uma empresa depende do engajamento de seu público interno.
O funcionário motivado produz mais pois se sente seguro em relação sua ocupação e papel. Tornam-se funcionários de sucesso pois sabem que seu trabalho contribuiu para a organização, gera retorno. Desta forma, as organizações devem investir no desenvolvimento das qualificações e aptidões de seus profissionais como estratégia, ou seja, ela deve propor formas em que o funcionário melhore seus pontos fracos e aprimore os seus pontos fortes e o valorize. Não é apenas fazer o próprio trabalho bem feito, mas sim contribuir para que o todo faça da melhor maneira possível.

Este espírito de engajamento é alimentado quando os líderes sabem aproveitar o sentimento de comprometimento de sua equipe e os direciona da maneira correta, produzindo foco, evolução e crescimento da organização. Deixando claro os objetivos e resultados para que assim obtenha o retorno que apenas uma empresa com funcionários engajados conseguiriam. Um desempenho acima do nível de outras empresas que não trabalham a comunicação interna em seu ambiente.

A comunicação tem papel fundamental neste processo de engajar o público interno, focada no público interno não apenas informa, mas também envolve o funcionário nas tomadas de decisões da empresa, mostra qual é a missão de sua existência, engajando-o a cumprir e ultrapassar metas. Por meio de veículos de comunicação circulam informações de suma importância para que o colaborador abrace ou o comumente conhecido “vista a camisa da empresa” e traga para si a responsabilidade de crescimento da organização.

 

– Por Beatriz Moraes

Inovar é preciso: mídias sociais e seu uso na Comunicação Interna

Quando pensamos em tecnologia e comunicação interna logo nos vem à cabeça: intranet. Um meio muito usual e, tendo boas funções e uso, é um dos mais dinâmicos de muitas empresas. Porém, hoje temos muitas ferramentas que podem ser incorporadas ao ambiente corporativo de uma forma simples e ainda mais atrativa para os funcionários: as mídias sociais!

As pessoas sentem cada vez mais necessidade de se conectar e compartilhar ideias. Uma vez que a população está utilizando muito mais as redes, estar presente nelas, não só para seu posicionamento no mercado mas, também para o público interno, é uma medida dinâmica e inovadora.

Os funcionários podem ter voz! O uso das redes permite dinamizar a comunicação, facilitar o engajamento dos funcionários e até diminuir as diferenças hierárquicas pois, as pessoas podem falar entre si de forma mais horizontal.

A criação de grupos no Facebook e Whatsapp são exemplos que veem criando espaço e boa aceitação do público interno. É claro que a organização deve estar disposta a dialogar com os seus funcionários de uma maneira saudável e saber impor regras e deixar o ambiente virtual saudável.

Estar presente nas mídias sociais também significa feedback e mensuração. Não basta abrir um canal sem um propósito e não ter uma opinião dos usuários e uma contabilidade de visualizações e interações.
Sim, inovar é preciso e se conectar mais ainda! Porém, toda empresa disposta a fazer isso deve alinhar-se bem a cultura da empresa em todas as suas ações pois, para ter um PAPO ABERTO é preciso interação!

 

– Por Laura Magalhães

Case de Sucesso !

Como já dissemos aqui no blog, a comunicação interna tem um papel indispensável dentro das organizações. Mas como fazê-las, sem ser monótono e saindo da mesmisse? Aproveitando o clima de Copa do Mundo e a febre do álbum de figurinhas, vamos mostrar como a Vale do Rio Doce marcou um “golaço”.

VALE – ÁLBUM DE FIGURINHA
Com a intenção de integrar os seus milhares de funcionários espalhados por todo Brasil, a mineradora Vale, maior multinacional brasileira, levou a sensação de infância aos seus funcionários e criou um álbum de figurinhas corporativo.

O álbum foi distribuído gratuitamente entre os funcionários, para que pudessem presentear seus filhos com cultura e entretenimento. Mas que isso, as 16 páginas da coletânea serviram para educar pais e filhos, sobre como funciona a complexa cadeia de mineração do país, os negócios da maior multinacional brasileira, curiosidades, itens importantes para cultura da empresa, como missão visão e valores e etc.

O projeto conseguiu despertar o sentimento de orgulho dentro dos funcionários da Vale, de ser integrante de todo aquele processo, além de integrar os funcionários, que criaram várias redes de relacionamentos entre eles, para que as trocas de figurinhas fossem um sucesso.

O resultado foi um sucesso! Mais de 33 mil exemplares, 5 milhões de figurinhas impressas, 4 mil álbuns completados e, dentre estes, 15 viagens sorteadas para funcionários e suas famílias.

 

– Por José Fuzioka

Como diferenciar o perfil dos públicos internos?

Toda empresa tem seu universo de públicos, os quais cada um deles possui seu próprio grau de importância para a organização, mas existe um que é o 1º cliente de uma empresa, o público interno. Este é o que faz esta funcionar e existir, além de ser a peça chave para a construção da imagem positiva para as corporações.  Sendo assim, quando alguém pergunta o que realmente uma empresa é nós devemos olhar para o perfil de seus funcionários, o discurso deles irá definir a credibilidade da empresa para com o público externo.

Porém, como a organização é um organismo vivo, que tem características específicas e públicos segmentados com diferentes necessidades, usa-se diferentes estratégias, visando à assertividade para cada público. E a pergunta é: como diferenciá-los?

Todas as pessoas são influenciadas por aspectos que estão ligados às suas atitudes, motivações e personalidade. São características pessoais:

-Motivação: seguindo a hierarquia das necessidades de Maslow, todo o ser humano tem necessidades e impulsos para atendê-las. Nesse ponto, vemos a maior influência do ambiente corporativo no comportamento do consumidor interno. A relação de trabalho, ou dependência financeira com a instituição, faz com que o público seja mais receptivo à comunicação interna, mesmo não concordando, por ter suas necessidades mais básicas (sustento e segurança), atreladas àquela relação.

-Atitude: conseguir uma atitude positiva do público, principalmente em corporações, em que o objetivo da comunicação é gerar confiança, identificação com os valores e aplicação desses princípios, está diretamente relacionado às crenças e sentimentos dos consumidores e das atitudes as quais eles já estão condicionados.

-Percepção: é a simples maneira como o indivíduo encara o que o cerca. A percepção das pessoas em um ambiente organizacional passa pelas relações com as pessoas, o ambiente de trabalho, as tarefas e situações as quais está exposto, e seu campo de experiência para interpretar todas essas varáveis. É um processo extremamente subjetivo.

-Personalidade: é o conjunto de características que regem as reações e opiniões das pessoas.

-Estilo de vida: é a maneira como o indivíduo se comporta, regida por três fatores: atitude, opinião e interesse.

-Autoconceito: é como a pessoa se enxerga e quer ser enxergada nos diferentes grupos dos quais participa.

A comunicação interna deve estar muito atenta a esses três últimos itens para planejar suas ações cobrindo a maior parte de personalidades e estilos de vida que compõem a instituição. Se não houver um mínimo de identificação do público com a forma que a mensagem é passada, haverá ruído e a comunicação pode falhar.

Características adquiridas e algumas variáveis externas também são relevantes:

-Valores: esse pode ser considerado o primeiro filtro de identificação com a organização. Se os valores do funcionário não estiverem minimamente alinhados aos da companhia, nenhum tipo de comunicação será eficiente para atingi-lo.

-Cultura: a cultura do funcionário também serve como filtro, assim como os valores. Por exemplo, uma funcionária muçulmana que usa véu o tempo todo, pode se sentir incomodada ao se deparar com peças de comunicação interna em que as mulheres só aparecem seguindo costumes ocidentais. A falta de identificação inviabiliza a transmissão da mensagem.

-Comunicação não-verbal: é constante e muito significativa. Desde a etiqueta das relações de trabalho até a percepção de grandes eventos, como demissões em massa. Todo e qualquer estímulo desse tipo afeta o público interno favoravelmente ou não, e pode gerar fluxos informais.

-Demográficos: a análise demográfica da população de uma instituição é muito importante para segmentar a comunicação. A maioria das empresas, independentemente do porte, é composta por grupos bastante diferenciados, divididos por área, setores, idade, classe social, nível educacional e outros. Entender as necessidades dos diferentes mundos e traçar estratégias direcionadas é a melhor forma para atingir a todos.

-Grupos de referência: dentro das empresas, podem ser identificados os grupos de associados, formados por pessoas da mesma área ou de mesmo cargo e os grupos modelos, geralmente representados pelas diretorias e pessoas que fazem a gestão do negócio. Ter um grupo modelo desse tipo pode ser uma boa ferramenta para passar os valores da empresa e inspirar os funcionários.

-Líderes de opinião: É curioso observar que existem líderes de opinião em quase todas as esferas da empresa. São funcionários mais experientes, mais antigos ou reconhecidos por sua competência. Podem ser gestores de uma equipe ou não, mas tem em comum um alto nível de confiança dos que o cercam e influenciam suas atitudes. Agir em parceria com esses líderes gera grande aproximação com o público interno.

A comunicação interna procura satisfazer as necessidades dos funcionários dentro da organização, na qual se pensa em todas as pessoas, independente de sexo, raça ou idade.  Busca, também, a aproximação das pessoas que trabalham na organização, independente do grau hierárquico, procurando equilibrar a vontade do funcionário com a vontade da organização e criando um relacionamento entre as pessoas da empresa, o que faz o ambiente de trabalho mais agradável. Assim, faz com que todos se sintam parte do grupo, o que gera sentimento de aceitação, pois, funcionário que “veste a camisa” produz mais, trabalha melhor e mais feliz.

– Por Letícia d’Avila